3ª Semana de Janeiro de 2017

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RAIS Ano Base 2016 – Instruções Gerais

Esta matéria trata das principais instruções para a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS ano base 2016.

SUMÁRIO:
1. Introdução
2. Prazo para Entrega
3. Como Informar e Obter o Programa
4. Uso do Certificado Eletrônico
5. Estão Obrigados a Declarar a RAIS
6. RAIS Negativa
6.1. Estabelecimento sem Empregado
6.2. Microempreendedor Individual – MEI
7. Quem deve ser Relacionado
8. Quem não deve ser Relacionado
9. Informações Sindicais
10. Aviso Indenizado (Nova Regra)
11. Erros ou Inconsistências na Declaração
12. Declaração de Encerramento das Atividades
13. Declaração Antecipada de Encerramento das Atividades
14. Recibo de Entrega
15. Guarda dos Arquivos – Prazo
16. Penalidades
17. Em caso de Dúvida
18. Locais para Maiores Esclarecimento




1. Introdução

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho (MTb), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975.

O Ministério do Trabalho - MTb através da Portaria MTb nº. 1.464, de 30.12.2016 definiu as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS ano-base 2016.

Nesta matéria constarão as principais instruções para a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS com base na Portaria e no Manual da RAIS 2016.



2. Prazo para Entrega

O prazo para a entrega da declaração da RAIS inicia-se no dia 17 de janeiro de 2017 e encerra-se no dia 17 de março de 2017.

O prazo não será prorrogado (art. 6 da Portaria nº. 1.464/16).



3. Como Informar e Obter o Programa

As informações exigidas para o preenchimento da RAIS encontram-se no Manual de Orientação da RAIS, edição 2016, disponível na Internet nos endereços:

http://portal.mte.gov.br/index.php/rais e http://www.rais.gov.br.

As declarações deverão ser fornecidas por meio da Internet - mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS - GDRAIS2016 que poderá ser obtido em um dos endereços eletrônicos acima citados.

Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line - disponível nos endereços eletrônicos de que trata o caput deste artigo.

A entrega da RAIS é isenta de tarifa.

(art. 4º da Portaria nº. 1.464/16)



4. Uso do Certificado Eletrônico

É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 11 vínculos.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

(art. 5º da Portaria nº. 1.464/16)



5. Estão Obrigados a Declarar a RAIS

Em conformidade com o art. 2º da Portaria nº. 1.464/16:

I - empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;

II - filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;

III - autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;

IV - órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;

V - conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;

VI - condomínios e sociedades civis; e

VII - cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.



6. RAIS Negativa





6.1. Estabelecimento sem Empregado

O estabelecimento inscrito no CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS NEGATIVA - preenchendo apenas os dados a ele pertinentes.



6.2. Microempreendedor Individual – MEI

A exigência de apresentação da RAIS NEGATIVA não se aplica ao Microempreendedor Individual de que trata o art. 18-A, §1º da Lei Complementar nº. 123/2006.



7. Quem deve ser Relacionado

Deverão ser relacionados na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo (art. 3º da Portaria nº. 1.464/16):

I - empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;

II - trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;

III - diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;

IV - servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;

V - servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;

VI - empregados dos cartórios extrajudiciais;

VII - trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-deobra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;

VIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;

IX - aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;

X - trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993;

XI - trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973;

XII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;

XIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;

XIV - servidores e trabalhadores licenciados;

XV - servidores públicos cedidos e requisitados; e

XVI - dirigentes sindicais.



8. Quem não deve ser Relacionado

a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;

b) autônomos;

c) eventuais;

d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;

e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008;

f) empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006; e

g) cooperados ou cooperativados.



9. Informações Sindicais

Os empregadores deverão, ainda, informar na RAIS (art. 3º da Portaria nº. 1.464/16):

I - Os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais previstas no art. 579 da CLT, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias;

II - A entidade sindical a qual se encontram filiados; e

III - Os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.



10. Aviso Indenizado (Nova Regra)

Relativamente à data de desligamento do empregado, o Manual de Orientação da RAIS 2016 traz os seguintes esclarecimentos:

- Página 33, item Notas, VI – a data de desligamento do empregado deve ser a mesma data de saída constante na Carteira de Trabalho (CTPS), que deve corresponder à data do término do aviso prévio, ainda que indenizado.

- Página 39, item Aviso Prévio Indenizado – Observação – A data de saída do empregado, relativa ao Contrato de Trabalho, é a do último dia da data projetada para o aviso, contado com os referidos dias de acréscimo.

Portanto, no caso de aviso prévio com inicio em 2015 e término em 2016, o empregado deve ser informado normalmente na RAIS 2015, sem desligamento, e somente na RAIS de 2016 o desligamento do mesmo deverá ser informado com as respectivas verbas rescisórias, quando for o caso.

Por exemplo:

Aviso prévio indenizado com inicio em 19/12/2015 e data do término em 23/01/2016 (30 dias + 6 de acréscimo):

§ Na RAIS de 2015: o empregado deve ser informado sem data de desligamento e na remuneração do mês de dezembro informar o valor do salário dos 19 dias trabalhados.

Na RAIS de 2016: o empregado deve ser informado novamente, com a data do desligamento 23/01/2016, o valor do aviso prévio indenizado informado no campo específico “Aviso Prévio Indenizado” e as respectivas verbas rescisórias, quando houver, no campo “verbas Pagas na Rescisão”.

(Orientação conforme “Perguntas Frequentes”, site http://www.rais.gov.br)



11. Erros ou Inconsistências na Declaração

Para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2016 gera os relatórios necessários para correção de erros. Havendo inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos.

O fornecimento das informações deve observar, rigorosamente, as orientações do Manual RAIS2016, principalmente quanto aos empregados/servidores que estão sujeitos ao direito do recebimento do abono salarial pago pela CEF (PIS) ou Banco do Brasil (PASEP), pois poderá acarretar prejuízo não somente para o trabalhador/servidor, como também para o empregador.

Ocorrendo necessidade de retificação, esta deverá ocorrer dentro do prazo previsto (de 17 de janeiro a 17 de março de 2017), evitando penalidades.



12. Declaração de Encerramento das Atividades

Ocorrendo o encerramento das atividades em 2016 deverá marcar a opção “Encerramento das Atividades”, disponível no programa GDRAIS2016, e informar a data do encerramento de suas atividades.

A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento.



13. Declaração Antecipada de Encerramento das Atividades

No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2017, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2016. O campo data de encerramento pode ser preenchido com o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo entregue a declaração da RAIS (no formato DD/MM/AAAA).

A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento. A declaração da RAIS referente ao ano-base 2016 também deverá ser entregue.



14. Recibo de Entrega

O Recibo de Entrega deverá ser impresso cinco dias úteis após a entrega da declaração, utilizando os endereços eletrônicos (http://portal.mte.gov.br/index.php/rais e http://www.rais.gov.br) – opção "Impressão de Recibo". (art. 7º da Portaria nº. 1.464/16)



15. Guarda dos Arquivos – Prazo

O estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao MTE e MTPS:

I - o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e

II - o Recibo de Entrega da RAIS.

(art. 8º da Portaria nº. 1.464/16)



16. Penalidades

Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº. 688, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicação, acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora,na seguinte proporção:

I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;

II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;

III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e

V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.

É de responsabilidade de o empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.

A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, NÃO isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.



17. Em caso de Dúvida

Após consulta do Manual, restando dúvidas, o estabelecimento pode, ainda, consultar os procedimentos passo a passo, disponíveis nos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/index.php/rais ou http://www.rais.gov.br, menu “Sobre a RAIS”, opção “Dúvidas Frequentes”, item “Como Declarar a RAIS”. Para ter acesso às dicas e procedimentos para manusear o programa GDRAIS2016, clique na função “Ajuda”.



18. Locais para Maiores Esclarecimento

Maiores orientações sobre os procedimentos técnicos de utilização do programa GDRAIS2016, poderão ser obtidas:

- Pela Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326

- Pelo endereço eletrônico: http://portal.mte.gov.br/index.php/rais ou http://www.rais.gov.br – opção “Fale Conosco”.

- Pelo e-mail: rais.sppe@mte.gov.br.

- Por correspondências: Ministério do Trabalho e Previdência Social Secretaria de Políticas Públicas de Emprego Departamento de Emprego e Salário Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho Esplanada dos Ministérios, Bloco “F”, Edifício-Anexo, Ala “B” – Sala 204 70059-900 – Brasília/DF – Fax: (61) 2031-8272

Base Legal: Mencionadas na texto