Modelo de entrega de documentos digitais se consolida na Receita Federal


Por Clipping - Dia a Dia Tributário

Documentos Digitais

Novo sistema entrará em vigor 60 dias depois da publicação do ato normativo, que ocorreu em 18 de janeiro deste ano

A Receita Federal do Brasil tem se utilizado da tecnologia para agregar facilidades e funcionalidades em seus canais de interação com o contribuinte. Ao racionar o tempo dispendido pelos contribuintes no momento em que necessitam se relacionar com o Fisco, o objetivo é também expandir o número de usuários no sistema, simplificando o atendimento. A aposta tem sido cada vez maior nos meios eletrônicos de transmissão de dados, tanto para contribuintes pessoa física quanto para pessoa jurídica.

A publicação da Instrução Normativa RFB nº 1.608, de 18 de janeiro 2016, vem ao encontro desta expectativa, ao trazer aos contribuintes novas facilidades para sua interação com a Receita Federal, sobretudo pelas novas possibilidades de prestar contas a partir de meios digitais, eliminando a necessidade de comparecimento a uma unidade de atendimento presencial para a entrega de documentos.

Com a edição da norma, as pessoas jurídicas detentoras de certificado digital não mais necessitarão estar vinculadas ao domicílio tributário eletrônico para solicitar documentos aos seus processos. Para se valer dessa ferramenta, o contribuinte deverá utilizar o Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS), que está integrada ao ambiente virtual (e-CAC) da Receita Federal. Basta entrar no e-CAC usando o seu certificado digital e escolher a opção "Legislação e Processo", depoisa opção "Consulta a Processo Digital" e, então, "Solicitação de Juntada de Documentos".

O documento mais importante e imprescindível é o requerimento com a especificação do serviço pretendido e as informações necessárias e suficientes para o encaminhamento e análise da solicitação. Esse requerimento deve ser apresentado no formulário próprio de cada serviço. Somente será aceito um requerimento de serviço por dossiê digital de atendimento.

Além do requerimento de serviço, na maior parte dos casos, a legislação requer a apresentação de outros documentos exigidos para a análise e conclusão do serviço. Esses documentos deverão também ser juntados à documentação que será entregue em meio digital.

Para fazer a solicitação de atendimento pela internet, é necessário que o interessado possua Certificado Digital, digitalize e organize a documentação a ser juntada ao dossiê digital. A Receita orienta para a necessidade de observar a nomenclatura adequada para cada tipo de arquivo e as características de formatação, uma vez que qualquer erro em um desses requisitos pode prejudicar a análise do requerimento.

Além dessa inovação, que dispensa a apresentação de papéis, a instrução normativa também redefine e padroniza a nomenclatura de arquivos a serem remetidos à Receita Federal. Os documentos digitalizados passarão a ser agrupados em apenas quatro tipos diferentes de arquivos, facilitando a classificação desses documentos, além de agregar a possibilidade de envio de documentos não pagináveis.

O ato normativo entrará em vigor em sessenta dias da data de publicação, com o objetivo de possibilitar a adaptação dos contribuintes ao novo modelo, principalmente, das pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado, às quais a entrega de documentos digitais será obrigatória.

O que é
O Certificado Digital é um arquivo no computador que identifica o contribuinte. Alguns aplicativos de software utilizam esse arquivo para comprovar a identidade para outra pessoa ou outro computador.

Dois exemplos típicos são:
Quando você consulta seu banco on-line, este tem que se certificar de que você é a pessoa que pode receber a informação sobre a conta. Como uma carteira de motorista ou um passaporte, um Certificado Digital confirma sua identidade para o banco on-line.

Quando você envia um e-mail importante, seu aplicativo de e-mail pode utilizar seu Certificado Digital para assinar "digitalmente" a mensagem. Uma assinatura digital faz duas coisas: informa ao destinatário que o e-mail é seu e indica que o e-mail não foi adulterado entre o envio e o recebimento deste.

Os documentos assinados digitalmente atendem aos principais requisitos de segurança para a realização de negócios eletrônicos:
•Autenticidade: garante a identidade de todas as partes envolvidas.
•Confidencialidade: assegura o sigilo das informações, para que não se tornem de conhecimento de pessoas não autorizadas.
•Integridade: protege contra a modificação imprópria da mensagem, garantindo o seu conteúdo original.
•Não repúdio: impede as partes de negarem a participação no negócio eletrônico.

Um Certificado Digital normalmente contém as seguintes informações:
•Sua chave pública;
•Seu nome e endereço de e-mail;
•A validade da chave pública;
•O nome da empresa (a Autoridade Certificadora - AC*) que emitiu seu Certificado Digital;
•O número de série do Certificado Digital;
•A assinatura digital da AC.

Autoridade Certificadora (AC) é a empresa que emite um Certificado Digital para você. A sua AC pode ser a empresa para a qual você trabalha ou uma empresa que você paga para emitir Certificados Digitais.

Ferramenta indispensável
Desde 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-02, de 24/8/2001, o Certificado Digital já faz parte do dia a dia de pessoas e empresas, mas muitos ainda não conhecem todas as utilidades e benefícios dessa tecnologia.

Veja cinco pontos que fazem do Certificado Digital um item indispensável:
1.NÃO é uma invenção do governo - Na verdade, o Certificado Digital foi criado com o objetivo de facilitar a rotina das pessoas físicas e empresas, promovendo agilidade, segurança e redução de custos. "O Certificado Digital pode ser utilizado para a autenticação em sistemas e sites, enviar, acompanhar e retificar a declaração do IR, assinar documentos, entre muitas outras possibilidades. Por garantir a identidade do titular no meio eletrônico, ou seja, por ser seguro, o Certificado é amplamente requisitado para transações relacionadas ao governo. Mas a tecnologia é muito mais que um instrumento para cumprir obrigações", explica Julio Cosentino, vice-presidente da Certisign.
2.RG do mundo digital - O Certificado Digital é um documento que identifica inquestionavelmente pessoas e empresas no meio eletrônico. Por meio da criptografia de dados, garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas. "Tudo o que for assinado ou transacionado via Certificado Digital tem validade jurídica, assegurada pela legislação. Vale, ainda, ressaltar que o documento só pode ser emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informações - ITI", diz Cosentino.
3.Assinatura de documentos - O Certificado Digital pode substituir a caneta. Por conta do rigoroso processo de emissão mais a tecnologia da criptografia de dados, o documento possibilita ao titular autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho autenticada.
4.Mobilidade - Com o Certificado Digital, por exemplo, é possível formalizar negócios a longa distância. "Um empresário daqui do Brasil pode concretizar um negócio com outro empresário que estiver em viagem na China. Basta eles acessarem uma plataforma para assinaturas de documentos, via celular, tablet ou computador, e assinar com o Certificado", explica.
5.Redução de custos - Por permitir que processos sejam realizados do inicio ao fim no meio eletrônico, o Certificado Digital diminui gastos relacionados à compra, impressão e armazenamento de papel, ao transporte e, também, à mão de obra, porque melhora a eficiência operacional.

Brasil já ultrapassa 10 milhões de emissões

O Brasil superou a marca dos 10 milhões de Certificados Digitais em 2015, segundo dados divulgados pela Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD). Para o presidente da entidade e vice-presidente da Certisign, Julio Cosentino, os números são reflexo de como a Certificação Digital está ganhando espaço no dia a dia do brasileiro.

"As empresas e os executivos estão percebendo como o Certificado Digital é uma tecnologia que vai muito além das obrigações e transações com o governo, pois é um facilitador para a rotina e ajuda a reduzir custos e tempo. Com isso, o número de empresas e pessoas físicas que utilizam o Certificado Digital cresce a cada dia".

De acordo com a ANCD, a estimativa é que, neste ano, o setor cresça em torno de 15%, isto é, cerca de 1,5 milhão de Certificados Digitais serão emitidos no País. "A Certificação Digital vem ganhando mercado no Brasil há alguns anos. Para se ter uma ideia, no Brasil, até o final de 2015, tinha mais de 18 milhões de empresas ativas, segundo o portal Empresômetro. Ou seja, a quantidade de Certificados Digitais emitidos no País até hoje ainda é baixa em comparação com esse dado. Se pensarmos em todas as empresas, executivos e pessoas físicas que poderiam utilizar as vantagens e benefícios desta tecnologia, a possibilidade de expansão se amplia ainda mais", diz Antonio Cangiano, diretor executivo da ANCD.

Outro destaque para a Certificação Digital é a sustentabilidade. "A tecnologia permite que o trabalho seja realizado em um universo praticamente sem o uso do papel. Por consequência, a economia deste recurso é imensa. Um exemplo é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), mais de 48 bilhões de folhas de papel deixaram de ser impressas desde sua implementação, em 2006, uma vez que são mais de 12 bilhões de notas emitidas e cada uma com quatro vias. Isso sem contar os carbonos usados para as cópias", destaca Cosentino.

Fonte: Jornal do Comércio - RS
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